회의 요약·회의록 자동 작성 AI 툴 TOP 5｜직장인 회의 생산성 올리는 법

회의 시간이 길다고 해서 일이 잘 진행되는 것은 아닙니다.
진짜 문제는 회의가 끝난 뒤부터 시작되는 경우가 많습니다.
누가 무엇을 언제까지 해야 하는지 정리되지 않은 채 각자 자리로 돌아가고,
회의록을 맡은 사람은 한숨부터 쉬게 됩니다.

이 글에서는 회의 요약·회의록 자동 작성 AI 툴 TOP 5를 정리하고,
어떤 기준으로 우리 팀에 맞는 도구를 선택하면 좋을지 실무 관점에서 살펴봅니다.

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회의 요약·회의록 자동 작성 AI 툴 TOP 5｜직장인 회의 생산성 올리는 법

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1. 회의록이 힘든 진짜 이유부터 정리해야 합니다

회의록 작성이 힘든 이유는 단순히 “글을 많이 써야 해서”만은 아닙니다.

1. 회의 중에 메모도 해야 하고, 대화에도 참여해야 하기 때문입니다.
2. 회의가 끝난 뒤 녹음 파일을 다시 듣는 데 시간이 너무 많이 들기 때문입니다.
3. 무엇을 적어야 회의록으로서 의미가 있는지 기준이 애매하기 때문입니다.

결국 회의록 업무의 본질은 다음 세 가지로 요약할 수 있습니다.

• 회의 내용을 기록하고
• 그중에서 중요한 내용을 요약하고
• 실행해야 할 할 일(To-do)을 뽑아내는 것

이 가운데 상당 부분은 사람이 아니라 회의록 자동 작성 AI가 더 잘할 수 있는 영역으로 바뀌고 있습니다.

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2. 회의 요약·회의록 자동 작성 AI 툴 TOP 5

1) 클로바노트 – 한국어 회의록의 사실상 표준

클로바노트

국내에서 회의록 자동작성을 떠올리면 가장 먼저 언급되는 서비스가 클로바노트입니다.

• 음질 상태와 관계없이 한국어 인식률이 비교적 높은 편입니다.
• 화자 구분 기능을 제공해, 누가 말했는지까지 어느 정도 분리해 줍니다.
• 회의 요약, 주요 키워드 하이라이트, 할 일(To-do) 자동 도출 기능을 제공합니다.
• 모바일·PC 모두 지원해 재택근무·사무실 회의를 가리지 않고 활용할 수 있습니다.

실제 사용 흐름은 다음과 같습니다.

1. 회의 시작 전에 클로바노트로 녹음을 시작합니다.
2. 회의가 끝나면 자동으로 텍스트가 생성됩니다.
3. 요약·결론·할 일을 자동으로 뽑아 주는 기능을 실행합니다.
4. 정리된 내용을 노션·이메일·슬랙 등에 붙여 넣어 공유합니다.

특히 한국어 위주의 조직이라면 최소 한 번은 테스트해 볼 만한 회의 요약 AI 툴입니다.

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2) Otter.ai – 영어 회의·인터뷰에 강한 글로벌 회의록 AI

Otter.ai

 

글로벌 회의가 잦은 팀이라면 Otter.ai 같은 해외 서비스도 좋은 선택지가 됩니다.

• 영어 회의·웨비나·온라인 수업의 실시간 자막과 회의록을 자동으로 제공합니다.
• Zoom, Google Meet, Teams 등 주요 화상회의 플랫폼과 연동됩니다.
• 회의 중에 자동으로 요약 bullet을 쌓아 주는 기능이 유용합니다.

영어 화상회의가 많은 조직이라면,
클로바노트를 한국어 회의용으로, Otter.ai를 영어 회의용으로 나누어 사용하는 방식도 충분히 고려해 볼 만합니다.

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3) Notta 등 다국어 회의록 서비스 – 여러 언어를 섞어 쓸 때

Notta

 

최근에는 Notta처럼 다국어 인식과 회의 요약 기능을 함께 제공하는 서비스들도 늘어나고 있습니다.

• 한국어·영어·일본어 등 여러 언어를 동시에 인식합니다.
• 실시간 자막과 회의 후 요약본을 함께 제공합니다.
• 웹 기반·앱 기반 모두 지원해 장비 환경에 크게 구애받지 않습니다.

해외 지사·파트너와 2~3개 언어를 섞어 가며 회의를 진행하는 환경이라면
다국어 회의록 서비스를 도입하는 것만으로도 회의 생산성이 크게 올라갈 수 있습니다.

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4) 노션 + 회의 템플릿 + AI – 회의록과 업무를 한 번에

Notion

 

노션(Notion)은 회의록·업무·프로젝트를 한 공간에 모을 수 있는 도구입니다.
여기에 노션 AI를 더하면 회의록 자동 정리에 상당한 힘을 발휘합니다.

활용 방식은 다음과 같습니다.

1. “회의록 템플릿” 데이터베이스를 만들어 둡니다.
2. 회의 제목·일시·참석자·안건 등을 미리 구조화합니다.
3. 회의가 끝난 뒤, 회의 내용을 자유롭게 적어 넣습니다.
4. 노션 AI에게
   • “이 회의 내용을 요약해 주세요.”
   • “결정 사항과 할 일만 bullet로 정리해 주세요.”
     와 같이 요청합니다.

이렇게 활용하면 클로바노트·Otter.ai 같은 음성 인식 기반 회의록 AI와 달리,
이미 적어 둔 텍스트를 기준으로 정리·요약·형식화에 특화된 회의록 자동작성이 가능합니다.

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5) ChatGPT + 녹취 텍스트 – 맞춤형 회의 요약·정리

회의 내용을 텍스트로 확보할 수 있다면,
ChatGPT를 활용해 매우 유연한 회의 요약·회의록 작성이 가능합니다.

예를 들어 회의 녹취 텍스트를 정리해 둔 뒤 다음과 같이 요청할 수 있습니다.

프롬프트 예시
“아래 회의 내용을
한 단락 요약,
결정 사항 bullet,
담당자·기한이 포함된 할 일 리스트,
리스크와 후속 논의가 필요한 이슈
네 부분으로 나눠 정리해 주세요.”

이렇게 요청하면,

• 단순 요약을 넘어
• 실제 업무에 바로 옮겨 적을 수 있는 실행 항목 중심의 회의록

을 만들 수 있습니다.

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3. 우리 팀에 맞는 회의 요약 AI 툴을 고르는 기준

회의록 자동작성 툴은 겉으로 보기에는 비슷해 보이지만,
실제로는 다음 네 가지 기준에서 차이가 분명하게 나타납니다.

1) 언어와 인식률

• 대부분 한국어 회의라면 → 클로바노트, 국내 서비스를 우선 검토하는 것이 좋습니다.
• 영어·다국어 회의가 많다면 → Otter.ai, Notta 등 글로벌 서비스를 함께 비교하는 것이 좋습니다.

언어와 인식률은 다른 기능보다 우선순위가 높은 요소입니다.
아무리 인터페이스가 깔끔해도, 말이 제대로 텍스트로 옮겨지지 않으면 의미가 없습니다.

2) 회의 방식: 대면 vs 온라인

• 오프라인 대면 회의가 중심이라면 → 스마트폰·태블릿 앱이 편한 서비스가 유리합니다.
• Zoom·Meet·Teams 기반 온라인 회의가 많다면 → 화상회의 연동이 잘 되는 서비스가 편리합니다.

우리 팀 회의의 대부분이 어디에서 열리는지를 먼저 떠올려 보는 것이 좋습니다.

3) 협업툴과의 연동 여부

회의록 AI 혼자 잘난다고 해서 끝이 아닙니다.
결국 회의록은 다음 도구들과 자연스럽게 연결되어야 합니다.

• 노션, 컨플루언스 같은 문서·위키 도구
• 슬랙·팀즈·잔디 같은 메신저
• 구글 드라이브·원드라이브 같은 파일 저장소

연동이 잘 되는 툴일수록
“회의록이 자동으로 쌓이고, 검색이 쉬우며, 할 일이 끊기지 않는” 구조를 만들기 쉽습니다.

4) 보안·가격·조직 규모

• 무료 요금제에서 몇 분까지 녹음·요약이 가능한지
• 녹음·텍스트 데이터가 어디에 저장되는지, 보안 정책은 어떤지
• 인원이 늘어났을 때 라이선스 비용이 얼마나 증가하는지

특히 민감한 정보를 많이 다루는 조직이라면
IT·보안 담당자와 함께 검토하는 것이 안전합니다.

 

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4. 회의록 자동작성 AI, 단계별 도입 전략

1단계: 개인부터 시범 적용하는 단계

• 회의가 많은 직급일수록 먼저 개인 단위로 회의록 앱을 사용해 봅니다.
• 모든 회의에 쓰려 하기보다,
  “결정 사항이 많고 이해관계자 간 이견이 큰 회의”부터 시범 적용해 보는 것이 좋습니다.

이 단계의 목표는 “회의록 AI가 실제로 얼마나 시간을 줄여 주는지 체감하는 것”입니다.

2단계: 팀 단위 파일 공유·포맷 정리

• 팀 차원의 회의록 템플릿(형식)을 하나 정합니다.
• AI가 만들어 준 요약·텍스트를 이 템플릿에 맞춰 붙여 넣는 루틴을 만듭니다.
• 노션, 구글 문서, 사내 그룹웨어 등 어떤 도구를 회의록 저장소로 사용할지도 함께 정합니다.

이 단계까지 오면 회의록이 흩어지지 않고, 검색 가능한 자산이 됩니다.

3단계: 할 일·프로젝트 관리와 연결하는 단계

• 회의록에서 나온 할 일을 노션·Jira·Asana·엑셀 등으로 옮기는 작업을 자동화합니다.
• “회의 → 회의록 → 할 일 → 진행 상황 보고”까지 하나의 흐름으로 이어지는지 점검합니다.

앞서 다룬 노션 데이터베이스, ChatGPT 보고서 자동화와 연결하면
회의록이 곧바로 업무 실행과 보고로 이어지는 구조를 만들 수 있습니다.

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마무리｜회의는 줄이기 어렵지만, 회의록에 쓰는 시간은 줄일 수 있습니다

회의 자체를 줄이기는 쉽지 않습니다.
하지만 회의록·회의 요약에 쓰는 시간은 회의록 자동작성 AI 툴만 도입해도 크게 줄어듭니다.

• 클로바노트, Otter.ai, Notta 같은 음성 인식 기반 회의록 AI
• 노션 AI, ChatGPT를 활용한 텍스트 기반 회의 요약·정리
• 팀즈, 구글 미트 등 화상회의 플랫폼과 연동되는 회의 생산성 앱

이 가운데 우리 팀의 회의 방식과 언어, 예산에 맞는 조합을 선택하는 것이 중요합니다.

이제 회의가 끝난 뒤 “회의록 누가 쓰나요?”라는 말 대신,
AI가 정리해 준 내용을 기반으로 “무엇을 실행할지”를 이야기하는 문화로 바뀌는 것이
2025년 이후 일하는 방식의 자연스러운 변화가 되어 가고 있습니다.

 

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